آشنایی با مسئولیت و شرح وظایف مدیر مشاور املاک !

یک مدیر مشاور املاک ، پلی بین مشتریان و بازار املاک است که با انجام وظایف و مسئولیت های کاری و قانونی خود، بهترین نتایج را برای دفتر املاک خود رقم می زند. شخصیت و رفتار حرفه ای یک مدیر املاک به همراه آگاهی از دانش روز و وظایف یک مدیر، باعث پیشرفت دائمی برند و مشاورین خود می شود. نوع نگرش و رفتار و عملکرد یک مدیر مشاور املاک در خروجی دفتر املاک، جذب مشتریان و مشاوران حرفه ای بسیار تاثیرگذار است. یک مدیر املاک حرفه ای و مسئولیت پذیر، بهترین مشاوران را استخدام کرده و تعامل سازنده ای با مشتریان برقرار می کند و در نهایت بهترین عملکرد را خواهد داشت. در این مطلب به معرفی وظایف و مسئولیت های یک مدیر مشاور املاک و ویژگی های شخصیتی و حرفه ای او می پردازیم. پس تا آخر این مطلب با ما همراه باشید.

مدیر مشاور املاک کیست

در تمامی سازمان ها و حتی بنگاه املاک در سراسر دنیا یک مدیر به عنوان مهره اصلی آن شرکت قرار می گیرد . مدیریت کردن شکل و ابعاد گوناگونی دارد که هر شخص نسبت به سطح علم و دانش خود شروع به مدیریت کردن می کند. کسی که به عنوان مدیر یک مجموعه انتخاب می شود دارای وظایفی است که در جهت انجام این وظایف باید نهایت سعی و تلاش خود را به کار گیرد و نتیجه و گزارش وظایف خود را به مدیر یا مدیران ارشد ارائه کند.

بنگاه املاک به انگلیسی یعنی (Real Estate Agency) در وهله اول مدیر بنگاه املاک (Real Estate Manager) باید دارای شخصیتی دلسوز، وفادار، مهربان همراه با پشتکارفراوان، با انضباط و مقتدر باشد و تمام سعی خود را جهت اهداف گروه پیش بگیرد. اگر جایگاه شما در آژانس املاک مدیر داخلی است باید در تمام مراحل مدیریت خود ، با مدیر ارشد در تعامل باشید و از هر گونه اقدام خودسرانه و بدون اطلاع به مدیر ارشد خودداری کنید.

بستن تبلیغ

وظایف مدیر مشاور املاک

وظایف مدیر مشاور املاک شامل جنبه های مختلفی می شود که باعث رشد و پیشرفت دفتر مشاور املاک خواهد شد. یک مدیر املاک موفق باید علاوه بر شخصیت حرفه ای، وظایف و مسئولیت های خود را به بهترین شکل انجام دهد. وظایف مدیر دفتر املاک، شامل مدیریت، آموزش و توانایی برقراری ارتباطات و تعاملات سازنده است. در ادامه به معرفی اصلی ترین وظایف و مسئولیت های مدیر مشاور املاک میپردازیم. 

1-  آموزش مشاوران املاک

یکی از وظایف مدیر مشاور املاک، آموزش به مشاوران دفتر خود می باشد. یعنی آموزش صفر تا صد مشاوران در موضوعات تخصصی، ملکی، حقوقی تا روابط عمومی و... را باید مدیر مشاور املاک آموزش دهد. بنابراین خود مدیر باید ابتدا در تمام جنبه های مورد نیاز، مهارت و دانش قابل قبولی داشته باشد تا بتواند آن را به مشاوران خود منتقل کند. همچنین برای یادگیری بیشتر و ارتقای سطح حرفه ای و تخصصی مشاورین املاک، می توان آنها را به ثبت نام در دوره های آموزشی معتبر تشویق کرد.

2- نظارت کامل بر عملکرد مشاوران 

یک مدیر مشاور املاک موفق باید روی عملکرد، نحوه تعامل و خروجی مشاورین خود نظارت کند.  منظور از نظارت یعنی نحوه برخورد آنان با مشتری اعم از مالک یا افرادی که جویای ملک هستند یا نظارت بر ساعت ورود یا خروج و حق کمیسیون مشاوران املاک.

نظارت شما تنها مختص به مشاوران نیست؛ شما علاوه بر نظارت مشاوران باید به عملکرد کارکنان دیگر مانند منشی ، آبدارچی و... دقت کنید مواردی مانند استخدام،عزل، توبیخ، جریمه، پاداش و… کارکنان یکی دیگر از وظایف کاری شما می باشد. اگر مدیر داخلی هستید ارائه گزارش به مدیر عامل در هر زمانی که بخواهد وظیفه شما خواهد بود. ارائه گزارش عملکرد ماهانه مشاوران املاک مانند تعداد آگهی ها، تعداد قراردادها، تعداد فایل های شخصی موجود، تعداد مشتریان، نحوه اقدام های انجام شده در هر زمینه مانند آموزش، نظارت ، مشکلات، گزارشات، پیشنهادات و... علاوه بر اینها شما باید تدارکات لازم قبل از نشست طرفین قرارداد را فراهم کنید. با نظارت خود ملک های متقاضیان را توسط مشاورین کارشناسی کنید.

3- مدیریت فایل ها و قراردادها

یکی از بخش های مهم که باید به آن توجه ویژه ای داشته باشید مدیریت بر روی قراردادها ومکتوب کردن آنها با رعایت نکات حقوقی است. سعی کنید حدالامکان بر روی آگهی های ملکی تسلط کامل داشته باشید. مشاورین املاک خود را در به سمت انتخاب فایل مناسب و ثبت آگهی هدفمند بدون هیچ منتی هدایت کنید. در رابطه با تقسیم فایل های شخصی مشاوران عادلانه برخورد کنید.اگر میان مشاورانتان کدورت یا اختلافی پیش آمد با اعتدال و عدالت و البته با صبر و شکیبایی رفتار کنید.

شما در قبال پیگیری قراردادها، حل اختلاف بین طرفین قرارداد، نظارت بر تعهدات دو طرف قرارداد و حتی پاسخگویی به آنها موظف هستید. باید با کارکنان خود چه مشاور املاک چه منشی و یا آبدارچی دوست باشید و به گونه ای رفتار کنید تا بدون ترس و اضطراب مشکلات و معضلات کاری خود را با شما در میان بگذارند. هر چند وقت یک بار برای تقویت روحیه و شادمانی میان اعضای گروه طبق سلیقه خود اوقات فراغت ایجاد کنید و از کارهایی که باعث تضعیف روحیه کارکنان می شود اکیدا خودداری کنید.

4- برگزاری جلسات و روابط خوب با مشاوران املاک خود

به عنوان یک مدیر مشاور املاک باید حدالامکان با کارکنان خود جلسات هفتگی برگزار کنید تا مشاوران مشکلات ، پیشنهادات و... خود را مطرح کنند. زمانی که شما مدیریت شرکت یا دفتری را برعهده می گیرید و یا خود مدیرعامل هستید نسبت به دیگر اعضای گروه وظایف و مسئولیت بیشتری دارید به عنوان مثال شاید در شرایطی قرار بگیرید که بعد از تایم کاری یا هر زمانی که نیاز باشد مانند روزهای تعطیل در دفتر حضور پیدا کنید. اگر مدیر ارشد یا مدیر عامل هستید فراموش نکنید باید رابطه دوستانه با مدیر یا مدیران داخلی خود داشته باشید مانند باخبر کردن مدیران یا سرپرستان از کوچک ترین اتفاقات تا انجام قراردادهای بزرگ .شما علاوه بر رفتار گرم و صمیمی با مدیران و کارکنان خود ؛ باید رابطه دوستانه ای هم با مشتریان داشته باشید.

5- برقراری نظم و مقررات در بنگاه 

 شما باید تمام مسئولیت ها اعم از برقراری نظم در دفترکار، آموزش مشاوران ، مسئولیت هرگونه بی نظمی یا عواقب ناشی از مدیریت نادرست ، برخورد با  مشتریان و پاسخگو بودن به درخواست های آنها. مسئولیت تمامی مسائل و نکات حقوقی کارهای انجام شده، مسئول استفاده نادرست مشاوران و کارکنان دیگر دفتر از وسایل سازمان، مسئول نظارت بر عملکرد دو طرف قرارداد و از همه مهم تر برخورد بسیار معقول و مناسب همراه با صبر و حوصله و احترام به متقاضیان و براورده کردن تمام نیاز و انتظارات آنها به خوبی درک و بپذیرید.

6- نگاه جامع و تحلیل بازار املاک

یک مدیر مشاور املاک علاوه بر وظایفی که بالاتر گفته شد باید نگاهی کلی نگر و جامع به حوزه املاک داشته باشد. مدیر موفق شخصی است که اهداف کاری دفتر خود را با بررسی و پیش بینی بازار مسکن در یکسال آینده تعیین کند. او باید برنامه ریزی و هدف گذاری برای مشاوران املاک خود را بر اساس نیازها و تقاضاهای بازار ملک انجام دهد تا جزء دفاتر فعال و پردرآمد باقی بماند. تحلیل روند بازار ملک و آگاهی از جریان های سرمایه گذاری می تواند مشاورین املاک را به فعالیت هدفمند در حوزه های مورد نیاز هدایت کند. 

بستن تبلیغ

ویژگی های مهم مدیر مشاور املاک

یک مدیر مشاور املاک حرفه ای و موفق علاوه بر وظایف و مسئولیت هایی که به عهده دارد باید دارای شخصیت حرفه ای هم باشد. در ادامه به بررسی عوامل موثر در شخصیت یک مدیر املاک می پردازیم که برای موفقیت او و دفتر مشاور املاک لازم است.

1. مشتری مداری و اخلاق حرفه‌ای

یک مدیر مشاور املاک باید به نیازها و درخواست های مشتریان دقت کند و آنها را در اولویت قرار دهد. در نظر گرفتن منافع مشتری و تلاش برای دستیابی به یک نتیجه برد- برد برای مشتری و مشاور باید از خط مشی های مدیر املاک باشد.

2. تسلط بر دانش روز حوزه املاک

تسلط بر بازار املاک شامل قیمت‌ها، روند معاملات، ضوابط و مقررات ساختمانی، تغییرات قوانین، و طرح های توسعه شهری یا روستایی، از ویژگی های یک مدیر مشاور املاک است. مدیر املاکی که این اطلاعات و علم تخصصی را داشته باشد می تواند سرمایه گذار و مشتری را در معاملات مختلف اقناع کند. همچنین این مهارت باعث می شود یک مدیر توانایی تشخیص فرصت ها و زمان های طلایی سرمایه گذاری و خرید املاک را بشناسد و متقاضیان را به درستی راهنمایی کند. 

3- ارتباطات اجتماعی قوی

از ویژگی های مهم یک مدیر مشاور املاک، توانایی برقراری ارتباط با همه اقشار و تیپ های شخصیتی است. مدیر املاک باید هنر مذاکره با طرف‌های مختلف (مالک، خریدار، مستاجر، و سرمایه‌گذار) را داشته باشد. همچنین باید قدرت نوشتاری خوبی برای تنظیم گزارش‌ها و قراردادهای املاک داشته باشد. 

4.  ایجاد شبکه ارتباطی و حفظ مشتری

یکی از بهترین و کاربردی ترین ویژگی های یک مدیر مشاور املاک، جذب مشتری ها و تبدیل آنها به مشتریان وفادار و ثابت است. شما به عنوان یک مدیر املاک باید بتوانید علاوه بر ایجاد یک شبکه ارتباطی از مراجعین و مشتریان جدید، مشتریان قبلی خود را حفظ کنید. این امر فقط با اعتماد سازی درست و رفتار صادقانه با مشتری امکان پذیر است. ساخت یک شبکه بزرگ ارتباطی شامل سرمایه گذاران، مالکین و متقاضیان خرید و اجاره مسکن به درآمد پایدار و فعالیت دائمی دفتر شما منجر می شود.

5. مهارت‌های بازاریابی و برندینگ

برای اینکه یک مدیر مشاور املاک حرفه ای باشید باید در حوزه های بازاریابی و برندینگ هم فعال باشید. با بازاریابی مجازی و فعالیت در شبکه های اجتماعی، ساخت سایت و تبلیغات گوگل می توانید جذب مشتری بیشتری داشته باشید. همچنین برای ساخت یک برند شناخته شده و معروف از دفتر املاک خود باید از روش های مختلف برای برندینگ خود استفاده کنید.

6. مدیریت مشاورین، مشتریان و قراردادها

یکی از الزامات برای یک مدیر مشاور املاک، قدرت مدیریت و تعادل بین مشتریان و حوزه های کاری مختلف است. ممکن است در یک روز چندین جلسه با مشتریان رنج های مختلف برگزار شود و در کنار آن مراجعین دیگری نیز داشته باشید که باید بتوانید تمام آنها را همزمان مدیریت کنید. تقسیم وظایف بین مشاورین و اعتماد و استفاده از مشاورین حرفه ای نیز در این مسیر به شما کمک می کند. علاوه بر این، برای مدیریت و سازماندهی مشتریان و فایل ها از CRM و ابزارهای جدید مدیریتی در دفتر املاک خود بهره ببرید. 

7. یادگیری مداوم و انعطاف پذیری

یک مدیر مشاور املاک باید خود را با بازار مسکن هماهنگ کرده و بر اساس تغییرات آن فعالیت کند. پذیرش تغییرات سریع بازار ملک و فعالیت در راستای منطبق با نیازهای بازار از خصوصیات مهم یک مدیر املاک است. همچنین شخصیت انعطاف پذیر و آموزش و یادگیری مداوم در جهت ارتقای علمی و تخصصی در موفقیت یک مدیر املاک تاثیرگذار است. علاوه بر این قابلیت به روزرسانی و استفاده از فناوری ها و ابزارهای جدید در حوزه املاک باید از اولویت های یک مدیر موفق باشد. زمانی که یک مدیر تصور کند که از هر نظر کامل و بی نیاز از تغییر و آموزش است، به تدریج از روند جدید بازار عقب می ماند و دچار افت می شود.

امروزه اکثر مدیران املاک و مشاوران املاک در وبسایت های تخصصی ملک مانند وبسایت آقای املاک عضویت دارند. اگر تاکنون در این پلتفرم تخصصی املاک ثبت نام نکرده اید زمان را ازدست ندهید و همین حالا عضو پنل آقای مشاور شوید. همچنین آقای املاک حامی افرادیست که با صنعت ساختمان ارتباط دارند. وبسایت و اپلیکیشن آقای املاک به رشد پرسنال برندینگ آژانس ها و مشاوران، سازندگان و مشاغل ساختمانی کمک ویژه ای می کند. سابقه درخشان خدمات vip آقای پرژه در وبسایت آقای املاک توانسته نظر سازنده های بسیاری را به خود جلب کند.