مدیر ساختمان کیست ؟ آشنایی با اختیارات و شرح وظایف او

مدیران ساختمان بر عملیات و نگهداری روزانه املاک تجاری، صنعتی یا مسکونی نظارت می کنند. آنها با مستاجرین و مالکان ارتباط برقرار می کنند، فعالیت های تعمیر و نگهداری خانه داری و امنیتی مانند تعمیر و نگهداری آسانسور را هماهنگ و مدیریت می کنند و اطمینان می دهند که امکانات مطابق با استانداردها و کدهای نظارتی است. در ادامه این مقاله در مورد الزامات، وظایف، مسئولیت ها و مهارت های کلیدی مدیر ساختمان با شما صحبت می کنیم.

مدیر ساختمان کیست؟

مدیر ساختمان یکی از افرادیست که وجود آن در هر آپارتمانی واجب است. امروزه با گسترش ساخت و سازهای گوناگون و زندگی آپارتمان‌نشینی مردم با چالش‌های مختلفی روبه رو شده اند، یکی از همین چالش ها اختلافات جمعی و شخصی میان ساکنین یک ساختمان است. این مشکلات می‌تواند از بی‌نظمی در اداره اموره ساختمان باشد تا دعوای بین همسایه‌ها و عدم آگاهی از قوانین شارژ ساختمان! به نظر شما چگونه می توان این اختلافات را به حداقل رساند؟! بدون شک «انتخاب یک فرد عاقل و بالغ برای اداره امور ساختمان » یکی از راه‌هایی است که نقش به سزایی در جلوگیری از وقوع بسیاری از مشکلات یک ساختمان را دارد.

شما به عنوان مدیر ساختمان مسئول اطمینان از ایمنی و امنیت مستاجرین ساختمان، هماهنگی و مدیریت فعالیت‌های نگهداری و تعمیر و ارتباط با فروشندگان برای اطمینان از اجرای روان ساختمان‌ها خواهید بود. برای موفقیت به عنوان مدیر ساختمان، باید مهارت های سازمانی و مدیریت پروژه عالی داشته باشید و اطمینان حاصل کنید که املاک واگذار شده شما با مقررات و قوانین ساختمانی قابل اجرا، مطابقت دارد. یک مدیر ساختمان درجه یک باید بتواند به هر مشکلی که توسط مستاجران گزارش شده است پاسخ دهد و آن را حل کند.

بیشتر بخوانید: نصب دوربین مدار بسته ؛ از قوانین آن چه می دانید؟

بستن تبلیغ

مدیر ساختمان چه اختیاراتی دارد ؟

۱.هماهنگی و نظارت بر نگهداری و تعمیرات منظم ساختمان

۲.مدیریت و هدایت کارکنان و فعالیت های نظافتی و امنیتی

۳.تهیه و اجرای پروتکل ها و روش های اضطراری

۴.حفظ محیط امن برای ساکنین ساختمان و بازدیدکنندگان

۵.تهیه و نظارت بر بودجه تعمیر و نگهداری

۶.انجام بازرسی منظم ساختمان و تهیه گزارش

۷.اطمینان از مطابقت تأسیسات با خط مشی ها، مقررات و قوانین ساختمانی قابل اجرا

۸.پاسخگویی به استعلام ها و درخواست ها توسط مستاجران ساختمان و رفع هر گونه مشکل

۹.آشنایی با قوانین، مقررات و ضوابط ساختمانی مربوطه

۱۰.تفکر انتقادی قوی و مهارت حل مسئله

بیشتر بخوانید: وظایف سرایدار آپارتمان های مسکونی

نقش اصلی مدیر ساختمان چیست؟

نقش مهم مدیر ساختمان ارائه خدمات، برآورده کردن انتظارات مختلف، پشتیبانی، اطلاعات، شنونده خوب بودن و مقابله با تعارض برای ایجاد محیطی اجتماعی است که ساکنان مایل به آن هستند.

نقش آنها شامل تعامل با پیمانکاران و تامین کنندگان مختلف در انجام تعمیر و نگهداری و ارتقاء و ارائه خدماتی مانند امنیت، نظافت و نگهداری اموال است.

در ساختمان های بزرگتر، ممکن است مدیر ساختمان ملزم به مدیریت کارکنان باشد و بخشی از فرآیند استخدام و معرفی باشد. بنابراین، آنها دوباره ملزم به داشتن مهارت های مدیریتی عالی در افراد هستند.

رابطه آنها با کارکنان پشتیبانی و پیمانکاران برای اطمینان از اینکه ساختمان مکانی عالی برای زندگی و کار است، بسیار مهم است.

مدیر ساختمان چگونه انتخاب میشود ؟

مدیر یک ساختمان باید در جلسه‌ سالانه مجمع به مدت یک ‌سال با رای مالکین ساختمان انتخاب شود. یک فرد میتواند مجدد برای سال بعدی به عنوان مدیر انتخاب شود و محدودیتی در این باره وجود ندارد، گرچه بهتر است این وظیقه به صورت چرخشی بین مالکین یا ساکنین دست به دست شود تا همه نسبت به موضوع و اداره امورساختمان احساس مسئولیت کنند. نکته جالبی که شاید خیلی ها از آن مطلع نباشند این است که مدیر ساختمان می‌تواند از اشخاص حقیقی یا حقوقی خارج از ساختمان هم باشد. اعضای ساختمان می‌توانند به جای یک مدیر، چند مدیر انتخاب کنند. هیئت مدیره ساختمان از نظر اختیارات و وظایف تفاوتی با مدیر ندارد. بهتر است تعداد اعضای هیئت مدیره فرد باشد تا هنگام رای‌گیری تشخیص رای اکثریت با مشکل مواجه نشود.

مدیر ساختمان می‌تواند متشکل از یک فرد یا یک تیم باشد، خدماتی که می‌توانند توسط متخصصان اختصاصی «داخلی» یا «برون‌منبع» به‌طور کامل یا جزئی به ارائه‌دهندگان خارجی ارائه شوند.

بیشتر بخوانید: ایمن سازی ساختمان، خانه خود را ایمن کنید

بستن تبلیغ

شرایط مدیر ساختمان شدن

برای انتخاب مدیر ساختمان، در ساختمانی با بیش از سه مالک، در جلسه ای که همه مالکین حضور دارند مدیر ساختمان انتخاب می شود. در ساختمان های با ساکنین زیاد، معمولاً هیئت مدیره ای متشکل از چند مدیر برای ساختمان انتخاب می شود. مدیریت ساختمان می تواند توسط این هیئت مدیره یا توسط یک نفر از آنها به عنوان مدیر انجام شود.

همه این مسائل به توافق داخلی ساکنین ساختمان با یکدیگر بستگی دارد. در صورتی که برای ساختمانی هیئت مدیره انتخاب می شود بهتر است تعداد آنها فرد باشد تا از بروز مشکل در تصمیمات جلوگیری شود. در مورد اینکه شرایط مدیر ساختمان شدن چیست باید گفت قانون اجازه می‌دهد هر فرد حقیقی یا حقوقی مدیریت ساختمان را به دست بگیرد.

ولی به شرط اینکه آن فرد توانایی اداره ساختمان، شناخت قوانین، توانایی مدیریت مالی، مهارت‌های برقراری ارتباط و مسئولیت‌پذیری را داشته باشد. این ویژگی ها به مدیر کمک می کند تا بتواند به خوبی امنیت، نظم و آرامش ساکنان را فراهم کرده و منابع مالی را اداره کند.

• قدرت برنامه ریزی دقیق

مدیر ساختمان باید برای انجام کارهای جاری و هزینه های آتی ساختمان برنامه ریزی خوبی داشته باشد. تعیین ورودی صندوق و هزینه های ساختمان و تخصیص منابع کافی از اهمیت زیادی برخوردار است. همچنین مدیر باید برای تمام هماهنگی ها بین تیم های مختلف و زمانبندی حضور آنها در ساختمان با ساکنین، برنامه ریزی داشته باشد.

• ارتباط اجتماعی بالا

مدیر ساختمان باید توانایی برقراری ارتباط موثر با همه ساکنین را داشته باشد. یک مدیر حرفه ای، باید روابط اجتماعی و قدرت بیان خوبی داشته باشد تا در جلسات یا زمان های دیگر مسائل را به درستی بیان کند. این ویژگی در کنار صبر و حوصله، برای رسیدگی و حل مشکلات ساختمان بسیار ضروری است.

• قدرت حل مساله و بحران

مدیر ساختمان باید شخصیتی تحلیلگر و جستجوگر داشته باشد تا برای هر مساله ای بهترین راه حل را ارائه دهد. این روحیه باعث می شود در زمان انجام هر مسئولیتی، منافع ساکنین و ساختمان را با دقت مد نظر قرار دهد. همچنین قدرت حل مساله مدیر باعث مدیریت تمام بخش های ساختمان به صورت منظم و با کمترین هزینه می شود.

• قدرت مدیریت 

یکی از مهترین خصوصیاتی که مدیر ساختمان باید داشته باشد توان رهبری و مدیریت است. مدیر باید بتواند تیم های پیمانکاران، سرایدار، نظافتچی و باقی نیروهای مراجعه کننده به ساختمان را رهبری کند. این امر مستلزم نگرش جمعی و دانش روانشناسی در نحوه برخورد با افراد و شخصیت های مختلف است. مدیر ساختمان باید روحیه مثبت نگری، احترام و صبر را در تمام برخوردها و روابط خود لحاظ کند تا مدیریتی بی نقص داشته باشد.

• اخلاق حرفه ای 

یک مدیر لایق باید از اخلاق حرفه ای برخوردار باشد و کاملاً قابل اعتماد و رازدار باشد. همچنین عملکرد صادقانه و شفاف سازی گردش و هزینه کردهای مالی باعث حسن ظن و اعتماد ساکنین به او می شود. در صورتی که مدیر ساختمان، رفتاری پنهانکارانه و بدون شفافیت مالی داشته باشد، به مرور زمان باعث شک و تردید ساکنین خواهد شد.

• توانایی محاسبات دقیق مالی

مدیر ساختمان باید علاوه بر مدیریت کلی ساختمان، هزینه ها و شارژهای ساکنین را به دقت محاسبه کند. محاسبات منظم و توجه به تمام ورودی ها و خروجی های صندوق مالی ساختمان، از وظایف مهم مدیر است. در صورتی که مدیر در محاسبات خود یا تقسیم بندی بودجه ساختمان اشتباه کند ممکن است صندوق با ضرر و کسری مالی مواجه شود. 

• اطلاع از وظایف و اختیارات قانونی 

مدیر ساختمان باید از قوانین تملک آپارتمان ها و قوانین ساختمانی مطلع باشد و آنها را در نحوه مدیریت خود مد نظر قرار دهد. در صورت عدم آگاهی از این قوانین ممکن است با نارضایتی یا شکایت ساکنین یا اشخاص دیگر روبرو شود.

• مدیریت بحران 

مدیر ساختمان باید با درایت و هوش خود توانایی مدیریت بحران ها یا مشکلات معمول یا ناگهانی در ساختمان را داشته باشد. در مواقع بروز بحران مانند خرابی تاسیسات، باید بتواند با هماهنگی ساکنین و حفظ آرامش، بهترین تصمیم را گرفته و آن را اجرا کند.

• حسن سابقه

شخصی که به عنوان مدیر ساختمان انتخاب می شود نباید سوسابقه داشته یا ممنوع المعامله باشد. ممکن است در بعضی ساختمان های بزرگ با ساکنین زیاد، برای انتخاب مدیر ساختمان دریافت گواهی عدم سو پیشینه نیز اجباری باشد.

نحوه انتخاب مدیر ساختمان

مدیر ساختمان توسط ساکنین در ساختمان های بیشتر از 3 واحد انجام می شود. هر چه تعداد واحدهای یک ساختمان کمتر باشد انتخاب مدیر و جلسات ساختمان ساده تر و با تشریفات کمتری انجام می شود. مراحل انتخاب مدیر به صورت کلی شامل موارد زیر است.

1- اطلاع رسانی به ساکنین

اولین مرحله انتخاب مدیر، اطلاع رسانی و آگاه ساختن ساکنین از برگزاری زمان جلسه و حضور در آن است. این کار با نصب برگه های اطلاع رسانی جلسه در تابلوی ورودی، آسانسور یا در گروه های مجازی انجام می شود. موضوع اصلی این جلسه، انتخاب مدیر و رای گیری از ساکنین برای انتخاب اوست.

2- برگزاری جلسه 

در روز و ساعت برگزاری جلسه مجمع، باید حداقل نصف ساکنین حضور داشته باشند. در صورتی که جلسه به حد نصاب نرسد بهتر است با هماهنگی ساکنین، جلسه دیگری مشخص شود. مدیر ساختمان معمولاً از افراد ساکن ساختمان انتخاب می شود. ولی ممکن است مدیر یک فرد حرفه ای خارج از ساختمان باشد. فرد انتخاب شده باید صلاحیت و قدرت مدیریت کارها و منابع مالی ساختمان را داشته باشد. مسئولیت پذیری، نظم و معتمد بودن فرد، از ویژگی های لازم برای مدیر ساختمان است.

3- معرفی گزینه های مدیریت ساختمان

در این جلسه، ابتدا نامزدها یا افرادی که تمایل به مدیریت ساختمان دارند معرفی و بررسی می شوند. سوابق یا عملکرد قبلی آنها در صورت وجود بررسی شده و صلاحیت آنها تایید یا رد می شود. معیارهای اصلی برای انتخاب مدیر باید با رفتار و شخصیت این نامزدها، هماهنگی و مطابقت داشته باشد. افرادی با ارتباطات خوب اجتماعی، دارای وقت کافی و مشغله کمتر، دارای مهارت حل مساله جزء گزینه های مدیریت هستند. همچنین افرادی دارای ارتباط خوب با تمام ساکنین و مسئولیت پذیر و ترجیحاً تحصیلکرده یا آشنا به امور فنی در اولویت هستند.

4- رأی‌گیری

بعد از بررسی گزینه های مدیریت ساختمان، رای گیری انجام شده و یک نفر به عنوان مدیر انتخاب می شود. بهتر است رای گیری مخصوصاً در ساختمان های پرجمعیت به صورت کتبی انجام شود. در فرایند رای گیری هر شخصی مختار است گزینه مد نظر خود را انتخاب کند. 

5- مستند سازی جلسه

در پایان جلسه باید صورت جلسه ای از اسامی نامزدها، نام ساکنین حاضر در جلسه و نتیجه رای گیری و نام مدیر نوشته شود. این صورت جلسه به امضای تمام حاضرین رسیده و در مدارک ساختمان بایگانی می شود.

وظایف مدیر ساختمان

همه ما می دانیم که مدیر ساختمان نقش مهم و اساسی در اداره امور ساختمان و مدیریت مشکلات دارند. به همین منظور قصد داریم از وظایف قانونی مدیر ساختمان به شما بگوییم این تحلیل به شما کمک می‌کند بهتر از قبل با آنها وارد مذاکره شوید و یا اگر خودتان این مسئولیت را دارید، با آگاهی بیشتری شروع به کار کنید. اول از همه باید بدانید مدیر ساختمان مسئول حفظ و اداره ساختمان و اجرای تصمیماتی است که مجمع عمومی می‌گیرد.

وظایف مدیر ساختمان در اپارتمان

۱.اخذ و محاسبه شارژ ماهانه واحدها

او باید از ساکنان هر واحد به صورت ماهانه شارژ بگیرند. شارژ ماهانه هر واحد هم براساس نفرات و متراژ واحد محاسبه می شود.

۲.توجه به اعتراضات ساکنین

او موظف است در صورت اعتراض هر یک از ساکنین به آنها گوش کرده و با رعایت نکات اعتراضات را با خونسردی برطرف کند.

۳.بازسازی و نوسازی ساختمان

اگر در جلسه مجمع عمومی قرار بر آن شد که ساختمان نوسازی یا بازسازی شود، در اینجا مدیر ساختمان موظف است که فرایند بازسازی یا نوسازی را بر عهده بگیرد و ساختمان را بازسازی کند.

بیشتر بخوانید: بازسازی و نوسازی خانه ؛ چند نکته که باید قبل از آن بدانید

۴.ارسال اظهارنامه به ساکنین بدهکار

او موظف است که اظهار نامه را در فرم‌های مخصوص دادگاهی تهیه کرده و در سه نسخه تنظیم شده را در دبیرخانه دادگاه به ثبت برساند تا مامور دادگاه این ابلاغیه را به مالک بدهکار ابلاغ کند.

۵.عدم ارائه خدمات به واحدهای بدهکار

اگر واحدی به هر دلیلی بدهکار بود موظف است که در مدت ۱۰ روز بعد از دریافت اظهارنامه، بدهی خود را پرداخت کند. در غیر این صورت اگر از پرداخت بدهی ممانعت کرد، مدیر می‌تواند خدمات تاسیساتی نظیر آب ، برق و گاز واحد بدهکار را قطع کند.

۶. بیمه کردن کل بنای ساختمان در برابر آتش سوزی

یکی از مهم‌ترین وظایف مدیر ساختمان بیمه کردن کل بنای ساختمان است. آتش سوزی یکی از حوادث ناگواریست که ممکن است هر لحظه اتفاق بیفتد بنابراین بیمه کردن ساختمان در برابر آتش سوزی امری ضروریست. طریقه محاسبه بیمه آتش سوزی بر اساس متراژ هر واحد است.

۷.حفظ و اداره ساختمان و اجرای تصمیمات مجمع عمومی

۸.دادن گواهی تسویه حساب هزینه‌های ساختمان

۹.اطلاع رسانی تصمیمات صورت جلسات به افراد غایب در جلسه

۱۰.مطالبه بدهکاری مالکین بدهکار و پیگیری آن‌ها

7- هماهنگی برای تعمیر تجهیزات ساختمان

یکی از وظایف مدیر ساختمان، یافتن و هماهنگی پیمانکاران مختلف برای تعمیر تاسیسات یا اجزای معیوب ساختمان است. تعمیر ریموت پارکینگ، درب ورودی، تاسیسات و شوفاژ خانه، لوله های مشاعات و همه بخش های مشاعات باید زیر نظر مدیر انجام شود. پیدا کردن پیمانکار مجرب با قیمت منطقی و محاسبه هزینه های این تعمیرات و اطلاع رسانی آن باید توسط مدیر انجام شود.

8- سرویس های دوره ای

بعضی از تجهیزات ساختمان مانند آسانسور نیاز به بیمه، سرویس و چک کردن دوره ای دارند. به دلیل اهمیت این تجهیزات معمولاً شرکت ها آنها را بیمه کرده و به صورت ماهانه یا چند ماه یکبار سرویس می کنند. مدیر ساختمان باید بر بیمه این تجهیزات و سرویس منظم آنها نظارت داشته باشد. 

9- تامین امنیت ساختمان

امنیت ساختمان یکی از مسائل مهم و حیاتی است که برای تمام ساکنین حائز اهمیت است. امنیت ساختمان با نصب دوربین مدار بسته، درب های ورودی ایمن، قفل های ضد سرقت یا هوشمند، نصب حفاظ یا حصار دیوار و ... انجام می شود. تصمیم گیری برای انجام این اقدامات بوسیله مدیر و با توافق همه ساکنین انجام می شود. مسئولیت جستجو و خرید و هماهنگی با پیمانکاران مربوطه برای نصب این تجهیزات با مدیر ساختمان است.

10- گزارش ماهانه به ساکنین

یکی از وظایف مدیر ساختمان، مستندسازی و ارائه گزارش های ماهیانه از شارژها و موجودی صندوق است. همچنین هزینه کردها و مبالغی که جهت قبوض یا بقیه مسائل پرداخت شده باید به اطلاع همه رسانده شود. این کار می تواند به صورت کتبی و بوسیله برگه ای روی تابلوی ساختمان یا در گروه های مجازی انجام شود.

سخن آخر:

به طور کلی مدیر ساختمان ، مدیریت استراتژیک و عملیاتی ساختمان و تأسیسات آن را سازماندهی، کنترل و هماهنگ می کند تا از عملکرد مناسب و کارآمد از تمام جنبه های فیزیکی آن اطمینان حاصل کند و محیط های ایمن و سازنده را برای ساکنان ایجاد و حفظ کند. 

وبسایت آقای املاک تخصصی ترین وبسایت در زمینه مشاغل ساختمانی است که صفر تا صد ساختمان را می توانید در آن به راحتی پیدا کنید. اگر پیمانکار در زمینه تاسیساتی ، تزئیناتی ، خدماتی و ساختمانی هستید می توانید خدمات خود را به صورت کاملا رایگان آگهی کنید تا کاربران آقای املاک با خدمات شما آشنا شوند.