۱۵ نکته کلیدی در مدیریت زمان ؛ویژه مشاوران املاک

در این مطلب ۱۵ نکته مهم در مدیریت زمان برای مشاوران املاک ارائه شده است خواندن این مطلب به شما کمک می کند تا زمان خود را به حداکثر برسانید و با مهم ترین فعالیت های اتلاف وقت و راه های جلوگیری از آنها آشنا شوید.

مدیریت زمان چیست

"مدیریت زمان" فرایند سازماندهی و برنامه ریزی نحوه تقسیم زمان بین فعالیت های خاص است. مدیریت زمان خوب به شما این امکان را می دهد که هوشمندانه کار کنید نه سخت تر تا بتوانید کارهای بیشتری را در زمان کمتر انجام دهید ، حتی زمانی که زمان تنگ است و فشارها زیاد است. عدم مدیریت زمان ، به کارآیی شما آسیب می رساند و باعث ایجاد استرس می شود. استفاده موثر از زمان برای رسیدن به موفقیت مالی در هر شغلی بسیار مهم است.از پرورش و پیگیری منجر به تکمیل کاغذبازی تا ملاقات با مشتریان و بستن معاملات ، مشاوران املاک وظایف مختلفی دارند. اما مشاوران املاک موفق چگونه زمان خود را مدیریت می کنند؟

بستن تبلیغ

چرا به مدیریت زمان نیاز داریم

شاید بزرگترین مشکلی که امروزه مردم با آن روبرو هستند "فقر زمان" باشد: مدیریت زمان برای موفقیت شغلی و زندگی شخصی شما اهمیت زیادی دارد. شما برای لذت بردن در زندگیتان به زمان نیاز دارید. بنابراین ، ترفند این است که زمان خود را با ارزش تر کنید.

مدیریت زمان و برنامه ریزی

این با تفکر در مورد آنچه که برای شما در زندگی مهم است شروع می شود. شما باید اهداف خود را در سه زمینه اصلی زندگی تعیین کنید. شما به اهداف خانوادگی و شخصی نیاز دارید. دومین حوزه اهداف ، اهداف شغلی و تجاری شما است نوع سوم اهداف ، اهداف توسعه شخصی شما هستند اکنون که اهمیت مدیریت زمان را درک کرده اید ؛ در اینجا لیستی از ۱۵ نکته فوق العاده برای تسلط بر هنر مدیریت زمان برای مشاوران املاک وجود دارد که به شما کمک می کند تا زمان خود را به حداکثر برسانید و با مهم ترین فعالیت های اتلاف وقت و راه های جلوگیری از آنها آشنا شوید .

سه تکنیک مدیریت زمان

۱. به تعویق انداختن کارهای غیرضروری

اگر کارهای روزانه شما به فعالیتی نیاز دارد که به آن علاقه ندارید آن را به تعویق اندازید. گذر از آن به شما کمک می کند بقیه روز را به یک لذت تبدیل کنید. من همیشه باید کارهایی را انجام دهم که بیشتر می خواهم از آنها در فهرست خود اجتناب کنم. من می توانم منتظر چیزهای سرگرم کننده تری باشم ، نه برعکس.

۲.اجازه دهید رویدادهای غیر ضروری در فعالیت روزانه شما غلبه کند

با توجه به اینکه در بسیاری از دفاتر املاک جداکننده های اتاقک یا همان پارتیشن وجود دارد ، امکان اینکه حواس شما پرت شود بسیار است.  اجرای برنامه بدون انضباط موفقیت آمیز نخواهد بود. اگر همکاران در نزدیکی شما با یکدیگر صحبت می کنند و حواس شما را پرت می کنند می توانید با یک لحن مودبانه اما محکم به آنها تذکر دهید. حتی می توانید یک تابلو اعلانات نصب کنید و به آنها اطلاع دهید که در زمان فعالیت برنامه ریزی شده خود برای گپ زدن در دسترس نیستید.

۳. اجازه دهید رویدادهای منفی برنامه شما را خراب کند

همه ما معامله منفجر شده، تغییر نظر خریداران و سایر مواردی را که ما را از هدف نهایی و کمیسیون باز می دارد ، تجربه می کنیم. کاری که باید انجام دهید این است که اجازه دهید یکی از این موقعیت ها بر توانایی شما در اجرای برنامه تان تأثیر بگذارد. به عنوان مثال یک ناهار طولانی مدت برای تسکین اعصاب شما ایده خوبی است ، اما دوباره به فعالیت برنامه ریزی شده بازگردید. با به خاطر سپردن این که برنامه شما تمام معاملات موفق را ایجاد می کند. پس از ناامیدی بهتر می توانید دوباره وارد عمل شوید. اجازه ندهید یک دست انداز در جاده به یک مانع تبدیل شود .

بیشتر بدانید: آموزش مشاور املاک ؛24 نکته طلایی برای موفقیت شغلی شما

بستن تبلیغ

آموزش مدیریت زمان

۱. استفاده از سیستم های موثر پنل آقای مشاور

اگر همه جا با یادداشت های چسب زرد کار می کنید، احتمالاً برای ورودی زمان خود ارزشی قائل نیستید. اگر اهل فن آوری نیستید ، حداقل یک سیستم برنامه ریزی روز خوب داشته باشید.شما باید شرکت های ملکی که به صورت تخصصی فعالیت دارند را پیدا کنید که به صراحت علاقه مند به موفقیت آژانس های املاک و مشاوران املاک هستند.

وبسایت آقای املاک فرصت های بیشماری برای اشتراک گذاشتن تخصص خود پیدا خواهید کرد. بهتر است وارد دنیای جدید شوید و با یک سیستم ارتباطی مانند پنل آقای مشاور، زمان خود را مدیریت کنید.

بیشتر بخوانید: صفر تا صد معرفی آقای مشاور!

۲. انتظارات را تنظیم کنید

یکی دیگر از نکات مدیریت زمان این است که وقتی با مشتریان کار می کنید ، مهم است که انتظارات خود را برای آنها تعیین کنید. به آنها اطلاع دهید که بین این ساعت و یک ساعت تماس های تلفنی از دست رفته را برمی گردانید. شما قرار است یک بار در روز ، یک هفته یا یک ماه به آنها ایمیل ارسال کنید. قبل از اینکه آنها برای مشاهده خانه ها سوار ماشین شما شوند ، از طریق اینترنت یا کاغذ به خانه ها نگاه کنید و سپس وقتی خانه ها را نشان می دهید آنها را در یک دایره از نقطه شروع (دفتر کار) تا آن نقطه شروع سازماندهی کنید. سازماندهی از طولانی شدن زمان سفر جلوگیری می کند و شما را در مسیر خود نگه می دارد.

۳. وظایف کم معنی تری را به عهده بگیرید

هنگام کار با سایر کارکنان یا اعضای تیم ، اطمینان حاصل کنید که آنها وظایف روزانه، هفته و ماه خود را می دانند. به عنوان مثال ، وقتی ناهار هفتگی دارید ، آن ناهار را در همان روز هر هفته میل کنید. همچنین ، داشتن یک تقویم گروهی بصری بزرگ در دفتر که بتوانید به سرعت آن را تغییر دهید ایده خوبی است. این سیستم متوقف می شود یا به سوالات مربوط به مهلت و فعالیت هایی که به جای وقفه در کار به آنها پاسخ می دهد ، پاسخ می دهد.

نکته حرفه ای: من همیشه برای هر یک از اعضای تیم از کلیدهای رنگی با کلید رنگ استفاده می کنم. به طوری که وقتی یک عضو تیم خاص به تقویم نگاه می کند ، می تواند به سرعت تکلیف خود را انتخاب کند. بزرگترین چیزی که می توانیم به شما بگوییم این است که به کارکنان یا تیم خود برای انجام وظایف محوله اعتماد کنید. آنها ممکن است آنها را به ترتیب متفاوتی یا با سرعتی متفاوت از شما انجام دهند ، اما به یاد داشته باشید ، وقت شما را تلف می کند تا پیوسته پیشرفت خود را دقیقه به دقیقه بررسی کنید.

۴. زمان خود را مسدود کنید

من مطمئن هستم که وقتی برای اولین بار مجوز املاک خود را گرفتید ، شخصی به شما نشان خواهد داد که چگونه می توانید روز خود را مسدود کنید. خوب ، این هنوز هم مهم است. بیدار شدن ، ورزش کردن و خوردن صبحانه سالم بسیار مهم است. به محض رسیدن به دفتر ، اهداف خود را بررسی کنید. بنویسید که می خواهید در طول روز روی چه اهدافی کار کنید. لیستی از وظایفی که باید برای دستیابی به آن اهداف انجام دهید را بنویسید. آن روز منتظر چه کسی هستید؟ به چه کسی نیاز دارید تماس بگیرید؟

شما باید این لیست را هر روز صبح قبل از باز کردن رایانه خود برای بررسی ایمیل های خود انجام دهید. مطمئن شوید که فقط دو تا سه بار در روز ایمیل های خود را بررسی می کنید  و چند بار در روز زمان پیاده روی، مرور اینترنت، رسانه های اجتماعی یا بازی ها را ۱۵ دقیقه مسدود کنید. تنظیم تایمر در میز کار یا تلفن هوشمند شما را از تعطیلات زیاد باز می دارد.

۵. تبلیغات خود را پیش نویس کنید

تنظیم تبلیغات و پادکست ها برای بازاریابی و شبکه مهم است. تعطیلات آخر هفته یا عصر یک یا دو ساعت وقت گذاشتن برای پیش نویس ایده خوبی است. آنها را به صورت عددی در ماه در اسناد خود ذخیره کنید تا هنگام ارسال به راحتی آنها را پیدا کنید. تبلیغات اینستاگرام ، تلگرام و دیگر رسانه های خود را یک بار در ماه تنظیم کنید و یک بازه زمانی انتشار در طول ماه آینده طراحی کنید تا تنوع ایجاد شود. این زمانبندی باعث می شود ماهانه یکبار زمان مشخصی را تنظیم کنید تا فقط روی تبلیغات خود تمرکز کنید. پس از تمرکز بر آن کار ، طراحی چند تبلیغ ساده آسان می شود.

بیشتر بخوانید: روشهای نوین بازاریابی املاک ؛ ۱۳ ایده موثر برای مشاوران املاک

۶. زمان خود را پیگیری کنید

در پایان یک روز شلوغ ، اغلب دچار این سوال می شوید که زمان کجا رفته است. به همین دلیل اولین قدم برای مدیریت بهتر زمان این است که بدانید دقیقاً کجا رفته است. هنگامی که دقیقاً بدانید زمان شما کجا بوده است ، تشخیص ناکارآمدی در روز بسیار ساده تر می شود. بعداً ، می توانید اهداف عملی برای از بین بردن اهمال کاری و افزایش بهره وری ایجاد کنید ، یعنی زمان خود را برای پاسخ دادن به ایمیل ها به یک ساعت در روز متمرکز کنید.

۷. وظایف خود را در اولویت قرار دهید

هنگامی که چندین وظیفه را همزمان انجام می دهید ، فکر کردن درباره آن می تواند استرس زا و طاقت فرسا باشد ، چه برسد به انجام آن. به همین دلیل بسیار مهم است که همه چیز را مشخص کرده و وظایف خود را بر اساس اهمیت و فوریت اولویت بندی کنید. ماتریس آیزنهاور یک ابزار عالی برای کمک به شما در انجام این کار است، ابزاریست که به شما در الویت‌بندی و تعیین کارها و فعالیت‌ها براساس ضرورت و اهمیت آن کمک می‌کند و به راحتی پی می‌برید چه کارهایی را می‌توانید واگذار کنید و یا اصلا انجام ندهید.

این ابزار وظایف را به چهار ردیف تقسیم می کند - ابتدا انجام دهید ، برنامه ریزی کنید ، تفویض کنید و انجام ندهید. موارد مهم و فوری متعلق به ربع "انجام اولین کار" هستند در حالی که موارد مهم اما کمتر فوری باید در تقویم شما برنامه ریزی شود. در همین حال، وظایف فوری اما کم اهمیت می تواند به کارمند دیگری یا دستیار مجازی املاک واگذار شود. برای همه کارهای دیگر که نه مهم هستند و نه فوری ، باید آنها را متوقف کنید. با پیروی از ماتریس آیزنهاور ، می توانید در حین کاهش استرس و فرسودگی شغلی ، تاثیرگذارترین کارها را در کمترین زمان انجام دهید.

۸. برون سپاری

هنگامی که وظایف خود را با استفاده از ماتریس آیزنهاور اولویت بندی کردید ، لیستی از وظایف خود را در ربع "تفویض" نشان می دهید که می توانید به دیگران اختصاص دهید. این وظایف ممکن است شامل ورود داده ها ، حسابداری ، برنامه ریزی قرار ملاقات ، ارسال لیست و پاسخ به سوالات اجاره و فروش باشد ، فقط به ذکر چند مورد. با برون سپاری این وظایف به دستیاران مجازی یا مترجمان آزاد ، می توانید هزینه های کار را کاهش داده و بهره وری کلی را بهبود بخشید. علاوه بر این ، تیم شما می تواند زمان کمتری را برای مدیریت صرف کند و زمان بیشتری را برای پرورش روابط و ایجاد درآمد اختصاص دهد.

۹. استفاده از فناوری

یکی دیگر از نکات مدیریت زمان برای مشاوران املاک استفاده از فناوری برای صرفه جویی در وقت و هزینه است. این ممکن است به معنای خودکارسازی کارهای خسته کننده مانند اطلاع رسانی ، برنامه ریزی قرار ملاقات ، تقسیم بندی ، ارسال ایمیل و پیگیری پیام ها باشد. یک نرم افزار عالی مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) مکان خوبی برای شروع است. مطمئن شوید که یکی را با اتوماسیون داخلی انتخاب کرده اید تا به شما کمک کند مشروطاً امتیازات خود را افزایش داده و امتیاز دهی به سرپرست را افزایش دهید تا به شما کمک کند حدس و گمان را از پیش بینی خارج کنید.

بیشتر بخوانید: اهداف مشاور املاک ؛ ۵ استراتژی تعیین هدف برای مشاوران املاک

این ممکن است به معنای وضع قوانین برای ارسال خودکار کارت الکترونیکی به سرپرست شما در روز تولد آنها باشد ، یک ایمیل "تازه فروخته شده" به کسانی که در مورد لیست خاصی به عنوان فروشنده علامت زده اند ، یا ایمیلی که آنها را مجبور به تعیین وقت ملاقات می کند. در صورتی که امتیاز اصلی آنها به آستانه خاصی برسد ، در تقویم خود استفاده کنید. اگر مدیر املاک هستید برای مدیریت زمان یک نرم افزار مدرن مدیریت املاک نیز می تواند به شما در ساده سازی گردش کار و کاهش خطاهای انسانی کمک کند. با ویژگی هایی مانند اسکن صورت حساب ، پرداخت یک کلیک ، آشتی خودکار و پیام های فعال شده ، پایان ماه را می توان در چند دقیقه انجام داد ، نه ساعت ها. به علاوه ، نیازی به پشتیبان گیری نیست زیرا داده های شما به طور خودکار با ابر همگام سازی می شوند.

۱۰. وظایف متعدد را متوقف کنید

آیا می دانید چند وظیفه با هم داشتن بهره وری را تا ۴۰ درصد کاهش می دهد؟ هر بار که بین کارها جابجا می شوید ، یک بلوک ذهنی جدید ایجاد می کنید که می تواند بهره وری و عملکرد را کاهش دهد. به همین دلیل بهتر است در یک زمان روی یک کار تمرکز کنید تا بتوانید کار را سریع و کارآمد انجام دهید. این در پرفروش ترین کتاب گری کلر موسس بزرگترین شرکت املاک ، "یک چیز: حقیقت شگفت آور ساده در پشت نتایج فوق العاده" تقویت شده است. کتاب او درباره ارزش تمرکز بر مهمترین وظیفه در هر پروژه معین برای به دست آوردن بهترین نتایج بحث می کند. بنابراین دفعه بعد که وسوسه می شوید چند کار را انجام دهید ، تلفن خود را بی صدا کنید ، زبانه های مرورگر اضافی را ببندید و زمان را مسدود کنید تا واقعاً روی تکمیل آن کار تمرکز کنید.

۱۱. با تیم خود ارتباط برقرار کنید

یکی از بهترین نکات مدیریت زمان برای مشاوران املاک این است که به صورت روزانه با تیم خود ارتباط برقرار کنید. این می تواند به سادگی یک جلسه استندآپ سریع ۵ تا ۱۵ دقیقه ای باشد تا در مورد کارهایی که هر یک از اعضا در آن روز انجام می دهند و هر گونه سوال یا نگرانی که دارند صحبت کنید. این امر نه تنها شفافیت و درک اهداف مشترک را بهبود می بخشد ، بلکه موانع را کاهش داده و تیم سازی مثبت را تشویق می کند.

۱۲. مراقب خود باشید

حتی اگر یک میلیون یا یک کار دارید ، بسیار مهم است که از سلامت روحی و جسمی خود مراقبت کنید. این نه تنها به شما در جلوگیری از فرسودگی شغلی کمک می کند ، بلکه بهره وری طولانی مدت را برای شما و تیم شما تضمین می کند. به هر حال ، وقتی شما بهترین حالت را ندارید ، در بهترین حالت خود کار نمی کنید ، که این می تواند تأثیر زیادی بر کار شما و اطرافیان شما بگذارد. بنابراین مطمئن شوید که شب ها به اندازه کافی می خوابید، حداقل هشت لیوان آب در روز می نوشید ، هر هفته زمانی را برای ورزش اختصاص می دهید ، قهوه را تا حداقل یک ساعت پس از بیدار ماندن کنار می گذارید ، در صورت لزوم استراحت می کنید ، رها کنید کمال گرایی و بعد از کار خاموش شوید تا از آن لذت ببرید.

اگر از این مقاله در مورد ۱۵ نکته مدیریت زمان برای مشاوران املاک لذت بردید ، ممکن است به برنامه هایی که یک مشاور املاک موفق روزانه انجام می دهد، ۷ چالش در شغل املاک و مستغلات و چگونگی اجتناب از آنها و ۱۰ گام موثر جهت برقراری ارتباط قوی با مشتریان علاقه مند باشید.